Upphandling och inköp

Olika upphandlingsförfaranden

När det inte finns något avtal för det som ska köpas in gör kommunen en upphandling. Förfarandet beror på värdet:

• Under 700 000 kronor: Direktupphandling, där kommunen vänder sig direkt till flera leverantörer för att be om anbud, via e-post eller upphandlingssystem.
• Över 700 000 kronor: Upphandlingen annonseras digitalt i Mercell.
• Över tröskelvärden (ca 2,1 miljoner kronor för varor och tjänster, 47 miljoner för byggentreprenader): Upphandlingen annonseras även i övriga EU.

Vissa ramavtal innehåller möjlighet till förnyad konkurrensutsättning (länk till guide). Pdf, 249.3 kB.Då får leverantörer med ramavtal lämna anbud på ett specifikt uppdrag. Det hanteras via kommunens e-handelssystem Proceedo.

Så går en upphandling till

• Inköpsbeslut fattas
• Upphandlingsdokument tas fram
• Upphandlingen annonseras (minst 3 veckor, ofta 40 dagar)
• Leverantörer lämnar anbud och kan ställa frågor
• Anbud öppnas samtidigt efter sista dag
• Anbuden utvärderas enligt annonserade kriterier
• Tilldelningsbeslut skickas till samtliga anbudsgivare
• Avtalsspärr (10 dagar)
• Avtal skrivs (om ingen överprövning sker)
  

Sekretess

Absolut sekretess gäller för alla inkomna anbud och deras utvärdering fram till att tilldelningsbeslutet är fattat.

För att ditt företag ska kunna bli leverantör åt Nynäshamn kommun krävs det att både företaget och varan/tjänsten uppfyller kraven som finns angivna i förfrågningsunderlaget.

Här är några tips inför att du lämnar ett anbud:

• Följ strukturen i upphandlingsdokumentet
• Kontrollera att allt efterfrågat innehåll finns med
• Skicka in ett komplett anbud direkt, det är i de flesta fall inte tillåtet att komplettera i efterhand.
  
• Under pågående upphandling sker all kontakt via "Frågor och svar" i upphandlingsverktyget Mercell. Det beror på att alla som är med i upphandlingen ska få samma information.
• Lämna anbud i god tid innan sista datum
• Lämna bästa möjliga anbud direkt – förhandling är sällan tillåten
  

Enligt offentlighetsprincipen är allmänna handlingar normalt tillgängliga för alla. När du lämnar in ett anbud till en kommun är det dock sekretessbelagt fram till att upphandlingen är avgjord. Därefter blir anbuden offentliga, med vissa undantag.

Begäran om sekretess

Om du vill att delar av ditt anbud ska sekretessbeläggas, ska det framgå i anbudet. Begäran ska innehålla:

• Detaljerade uppgifter som vilka delar som du anser ska sekretessbeläggas.
• En motivering till varför dessa uppgifter ska sekretessbeläggas.
• Hänvisning till relevant lagrum.

Observera att vissa uppgifter som påverkar utvärderingen av anbud sällan omfattas av sekretess i sin helhet.

Kommunen avgör sekretessfrågan vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar. Förhandsbesked om sekretess ges inte, och beslut om sekretess kan upphävas av domstol.