Upphandling och inköp

Olika upphandlingsförfaranden

När det inte finns något gällande avtal ska kommunen göra en upphandling. Hur upphandlingen går till styrs av värdet på det som ska köpas in.

• När värdet är lägre än 700 000 kronor görs en direktupphandling. Det innebär att kommunen vänder sig direkt till leverantörer, i stället för att annonsera om upphandlingen. Vi kontaktar flera leverantörer och ber om anbud i upphandlingssystemet eller via e-post.
• När värdet är över 700 000 kronor annonseras upphandlingen i upphandlingssystemet Tendsign. Om värdet överstiger cirka 2,1 miljoner kronor för varor och tjänster eller cirka 47 miljoner kronor för byggentreprenader ska upphandlingen också annonseras i övriga EU.

Så går en upphandlingsprocess till

• Upphandlingen börjar med ett inköpsbeslut.
• Upphandlingsdokumenten (förfrågningsunderlaget) arbetas fram av upphandlare i samarbete med beställaren.
• Upphandlingen annonseras under en fastställd period. Som regel är perioden minst tre veckor alternativt 40 dagar. Under den tiden kan leverantörer lämna sina anbud till kommunen och har möjlighet att ställa frågor och få svar.
• Alla anbuden öppnas samtidigt, efter angiven sista anbudsdag.
• Anbuden prövas och utvärderas i enlighet med vad som angivits i förfrågningsunderlaget. Nya krav som inte annonserats skriftligen får inte tillkomma eller förekomma.
• Beslut tas om vinnande anbud, så kallade tilldelningsbeslut
• Alla anbudslämnare informeras om tilldelningsbeslutet
• Avtalsspärrtiden gäller i tio dagar, under den tiden får inte kontrakt mellan kommunen och leverantören tecknas och berörda anbudsgivare kan begära överprövning av beslutet hos Förvaltningsrätten.
• Avtal skrivs efter att spärrtiden löpt ut (under förutsättning att överprövning inte begärts).

För upphandlingsprocessen gäller absolut sekretess i alla delar som avser inkomna anbud och prövning och utvärdering av dessa. Sekretessen gäller fram till tilldelningsbeslut är fattat. Sekretess kan även förekomma på vissa uppgifter i anbudsgivarnas anbud.

För att ditt företag ska kunna bli leverantör åt Nynäshamn kommun krävs det att både företaget och varan/tjänsten uppfyller kraven som finns angivna i förfrågningsunderlaget.

Här är några tips inför att du lämnar ett anbud:

• Skapa ett konto i Tendsign.
• Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Kontrollera att det som efterfrågas verkligen finns med i anbudet.
• Fyll i samtliga eventuella bilagor korrekt.
• Se även till att hela anbudet är komplett redan från början. Det är svårt, och i de flesta fall inte tillåtet, att komplettera i efterhand.
• Om någonting är oklart eller om du upptäcker felaktigheter i förfrågningsunderlaget, ställ förtydligande frågor om detta i TendSign under anbudstiden. Alla anbudsgivare får ta del av de ställda frågorna och svaren.
• Lämna alltid anbuden i god tid. Vi får inte pröva anbud som inkommit efter anbudstidens utgång.
• Lämna ditt bästa bud redan från början i ditt anbud, förhandlingar får endast ske i undantagsfall.

Om ditt företag är intresserad av att bli leverantör till kommunen ska ni hålla koll i kommunens upphandlingsverktyg, TendSign. Har du frågor om kommande upphandlingar, kontakta kommunens kontaktcenter på telefon 08-520 680 00 eller mejl kontaktcenter@nynashamn.se.

• Befintliga avtal Excel, 24.8 kB.

Enligt offentlighetsprincipen är allmänna handlingar normalt tillgängliga för alla. När du lämnar in ett anbud till en kommun är det dock sekretessbelagt fram till att upphandlingen är avgjord. Därefter blir anbuden offentliga, med vissa undantag.

Begäran om sekretess

Om du vill att delar av ditt anbud ska sekretessbeläggas, ska det framgå i anbudet. Begäran ska innehålla:

• Detaljerade uppgifter som vilka delar som du anser ska sekretessbeläggas.
• En motivering till varför dessa uppgifter ska sekretessbeläggas.
• Hänvisning till relevant lagrum.

Observera att vissa uppgifter som påverkar utvärderingen av anbud sällan omfattas av sekretess i sin helhet.

Kommunen avgör sekretessfrågan vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar. Förhandsbesked om sekretess ges inte, och beslut om sekretess kan upphävas av domstol.