Behandling av personuppgifter - GDPR
Kommunens behandling av personuppgifter ska ske enligt gällande lagstiftning. Det innebär bland annat att vi inte ska behandla fler uppgifter än nödvändigt och att vi ska vara öppna mot er som registrerade med vilka uppgifter vi behandlar om dig som person. Uppgifterna ska skyddas genom att vi vidtar tillräckliga säkerhetsåtgärder utifrån uppgifternas känslighetsgrad. Du som registrerad ska också enkelt kunna kontakta kommunen för att få information om hur uppgifterna om dig som person behandlas.
Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?
Uppgifter om dig som person är all slags information som handlar om eller kan knytas till en levande person. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder och filmer som visar vem du är. Det kan också vara mer indirekta uppgifter som fastighetsbeteckning, IP-adress eller omdömen som går att koppla till en fysisk person.
Med behandla menas bland annat att samla in, registrera, lagra, överföra och bearbeta uppgifter om dig som person.
Ett ofta förekommande exempel på behandling av uppgifter om dig som person i kommunens verksamheter är när kommunen får in eller skickar e-post. Då finns uppgifter i form av e-postadress, namn samt eventuella andra uppgifter i den löpande texten. Andra exempel är de register kommunen behöver ha med namn, personnummer, adress, omdömen etcetera inom till exempel förskola, skola eller serviceboenden.
Varför behöver vi behandla uppgifter om dig som person?
Nynäshamns kommun kan i olika sammanhang komma att behandla uppgifter om dig som person. I de flesta fall har du själv lämnat uppgifterna till kommunen för att vi ska kunna hantera ett ärende som rör dig. Det kan till exempel vara om du ansöker om förskoleplats, bygglov, bistånd eller äldreboende. I dessa och många andra ärenden måste vi veta vem du är för att hantera ditt ärende på ett korrekt sätt.
I andra fall kan uppgifter om dig som person komma från andra myndigheter som Skatteverket, Lantmäteriet eller från föreningar som söker föreningsbidrag.
Vad har vi för laglig rätt att hantera dina uppgifter om dig som person?
Vi hanterar dina uppgifter med stöd av dataskyddsförordningen, GDPR, och de lagliga grunder som anges där, samt kompletterande nationella bestämmelser. Kommunen får inte behandla uppgifter om dig som person utan ha en laglig grund för det.
De grunder som kommunen kan komma att använda är:
- Samtycke: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
- Avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
- Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
- Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
Många behandlingar av personuppgifter inom kommunen grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, exempelvis inom skola och socialtjänst. Rättslig förpliktelse kan användas exempelvis vid bokföringsskyldighet. Det förekommer också att vi hanterar uppgifter om personer för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig. I vissa undantagsfall kan vi behandla uppgifter om dig som person med stöd av ditt samtycke.
Uppgifterna om dig som person kan även komma att användas för statistik och ändamål för arkivering.
Som registrerad har du alltid rätt att få information om vilken laglig grund som finns för behandlingen av uppgifter som rör dig som person.
Din rätt till information
Om kommunen behandlar uppgifter som rör dig som person har du som huvudregel rätt att få information om det. Rätten till information kan dock vara begränsad om uppgifterna exempelvis omfattas av sekretess eller om de är arkiverade och inte är sökbara.
Informationen ska alltid innehålla uppgifter om:
- Vem som är ansvarig för personuppgiften för behandlingen av dina personuppgifter
- Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
- Vad syftet med behandlingen av personuppgiften är
- Vilken laglig grund som finns för behandlingen av dina personuppgifter
- Andra än den som är ansvarig för personuppgiften som kommer ta del av uppgifterna
- Uppgifterna om dig som person kommer eller kan komma att överföras till tredje land (länder utanför EU eller EES)
- Vilken tidsperiod behandlingen av personuppgiften kommer ske
- Vilka rättigheter du har som registrerad, se under rubriken Din rätt som registrerad
- Rätten att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten
- Rätten att återkalla ett samtycke i de fall samtycke är laglig grund
- Användning av automatiserat beslutsfattande och profilering
- Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas i de fall uppgifterna lämnats av annan en den registrerade själv
- Varifrån personuppgifterna kommer om de inte har lämnats av den registrerade själv
Din rätt som registrerad
Om kommunen behandlar dina uppgifter som dig som person har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen.
Dina rättigheter innebär att du som huvudregel ska få information om behandlingen av dina uppgifter som person, se rubriken Din rätt till information.
Dina rättigheter innebär även att du kan:
- begära tillgång till dina personuppgifter utan kostnad (det vill säga uppgifter om vilka personuppgifter om dig som den som ansvarar för personuppgiften behandlar samt varför och hur behandlingen sker).
- begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller i vissa fall raderas
- i vissa fall invända mot behandlingen av dina personuppgifter
- i vissa fall begära att personuppgifter flyttas till annan ansvarig för personuppgifter
- återkalla ditt samtycke i de fall behandlingen grundas på samtycke
- klaga på kommunens behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten
Eftersom kommunens verksamhet till stor del styrs av olika lagar och då det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så kan ovanstående rättigheter i vissa fall begränsas.
Om du anser att kommunen behandlar dina uppgifter på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen bör du i första hand kontakta den nämnd som ansvarar för dina personuppgifter eller dataskyddsombudet. Du kan även lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Så begär du ut dina uppgifter
Om du vill ha tillgång till dina personuppgifter genom en så kallad begäran om registerutdrag ska du kontakta den som ansvarar för dina personuppgifter genom att fylla i dina uppgifter på blanketten som finns tillgänglig nedan och lämna in den eller posta den till kommunen.
Respektive nämnd är ansvarig för personuppgifter Du ska alltså lämna begäran till den nämnd som har hanterat dina personuppgifter för att få ut dessa.
Adress till de olika nämnderna och en kort beskrivning vilka verksamheter de ansvarar för finns på sidan två på blanketten nedan eller under rubriken Personuppgiftsansvarig på denna sida. Om flera nämnder hanterar dina personuppgifter behöver du alltså begära ut registerutdrag från var och en av nämnderna. Begäran från flera nämnder kan dock ske på samma blankett.
Dataskyddsombud
Om du har generella frågor kring hantering av personuppgifter kan du kontakta kommunens dataskyddsombud, Yvonne Persson.
Personuppgiftsansvarig
Den som ansvarar för att behandlingen av dina personuppgifter är förenlig med lagstiftningen för dataskydd kallas för personuppgiftsansvarig.
I Nynäshamns kommun är respektive nämnd ansvarig för personuppgifterna inom sina respektive verksamhetsområden.
Den personuppgiftsansvarige ska bland annat:
- Fastställa ändamål och syfte med behandling av personuppgifter innan behandlingen påbörjas.
- Säkerställa att det finns en laglig grund för behandlingen av personuppgifter.
- Vara öppen mot och informera de registrerade om behandling av personuppgifter samt vilka rättigheter den registrerade har, se under rubriken Registrerades rättigheter
- Ha kännedom om var personuppgifter förekommer, hur de används och att rutiner finns på plats för hur behandling av personuppgifter ska ske och hur dataskyddsförordningen, GDPR, ska följas
- Utse ett dataskyddsombud och se till att dennes kontaktuppgifter finns tillgängliga på ett tydligt sätt, se nedan under kontakt
Nedan framgår vilka nämnder som ansvarar för personuppgifter i Nynäshamns kommun, samt kort vilken typ av verksamhet de ansvarar för. För att komma i kontakt med samtliga nämnder mejlar du till kontaktcenter@nynashamn.se
Barn- och utbildningsnämnden - ansvarar för det offentliga skolväsendet, samt godkänner och utövar tillsyn över enskilda förskolor, pedagogisk omsorg och skolbarnsomsorg.
Kommunstyrelsen - ansvarar bland annat för kommunens ekonomiska förvaltning, arbetsmarknads- och näringslivsfrågor, plan- och byggnadsfrågor, övergripande planering och exploatering av mark.
Kultur- och fritidsnämnden - ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet. Exempelvis har nämnden hand om bidrag till föreningar, bild- och folkrörelsearkiv, lotteritillstånd och bibliotek.
Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden - ansvarar för frågor om utveckling och förvaltning som rör näringsliv, besöksnäring, utbildning och arbetsmarknad. Exempelvis Nynäshamns gymnasium, Campus Nynäshamn, arbetscentrum, ung i Nynäs, aktivitetshuset Idun, företagslotsen, gästhamnen och besökscenter.
Samhällsbyggnadsnämnden - ansvarar bland annat för bygglov, stadsmiljö, vatten och avlopp och framtagande av kartor.
Socialnämnden - ansvarar för frågor om stöd till äldre, personer med funktionshinder, barn, ungdomar, familjer, nyanlända samt personer med missbruksproblem. Därutöver ansvarar nämnden även för försörjningsstöd, bostadsanpassning och serveringstillstånd.
Valnämnden - ansvarar för den praktiska hanteringen kring de allmänna valen till kommun, region, riksdag och Europaparlament.
Postadress till nämnderna
Nynäshamns kommun
(ange nämndens namn)
149 81 Nynäshamn
Vem får ta del av dina personuppgifter?
Utgångspunkten är att de anställda i kommunen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter som ska ha åtkomst till dina personuppgifter, exempelvis handläggare/beslutsfattare vid hantering av ärenden. I vissa fall är kommunen ålagd att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter som Centrala studiestödsnämnden (CSN), Statistiska centralbyrån (SCB), Skatteverket eller Skolverket med flera.
Kommunen har också skyldighet enligt lag att vid begäran lämna ut allmänna handlingar. Det innebär att personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut om de inte omfattas av sekretess.
Behandling av personuppgifter i allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen
Kommunen omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär bland annat att skriftlig kommunikation med Nynäshamns kommun som e-post, vanlig post eller fax, som huvudregel blir allmän handling. I och med att du skickar in ett ärende eller en fråga till kommunen kommer därför kommunen att behandla vissa personuppgifter om dig som namn, adress, e-postadress och det som skrivs i löpande text.
Allmänna handlingar kan komma att lämnas ut vid en begäran om de inte omfattas av sekretess. Innan en utlämning sker görs därför en sekretessprövning.
Bevarande och gallring
Personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande regler för arkivering och gallring över vad som kan raderas och vad som måste bevaras.
Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse raderas då de inte längre är aktuella enligt gällande beslut för gallring för respektive nämnd.
Kontakt
Sidan senast ändrad:
Sidan senast ändrad: