Faktura till Nynäshamns kommun

Faktura via Visma Proceedo leverantörsportal

Om du inte har möjlighet att skicka e-faktura via kommunens VAN-operatörer kan du använda tjänsten Supplier Center, som är Visma Proceedos leverantörsportal. Tjänsten är kostnadsfri och hjälper dig att skicka e-fakturor till kommunen på ett enkelt sätt. Denna lösning är tänkt för mindre leverantörer som skickar få fakturor.

Leverantörsportalen kan även användas för att skicka faktura utan order. Skicka ett mail till ekonomiavdelningen@nynashamn.se med kontaktuppgifter så får ni en inbjudan till portalen.

PDF-faktura

Nynäshamns kommun tar enligt lag inte emot fakturor via e-post då detta inte räknas som ett original.

Pappersfakturor

Enligt Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor är det endast vissa leverantörer som har rätt att skicka pappersfakturor till kommunen. Om din verksamhet är undantagen kravet om e-faktura ska du skicka fakturan till nedanstående adress. Kom ihåg att referensnummer och mottagarens namn ska finnas på fakturan:

Nynäshamns kommun Fakturaservice
"Beställande enhet och referensnummer"
Box 130
149 22 Nynäshamn

För att kunna hantera fakturor är det vissa fält som är styrande i kommunens e-handelssystem. Följande ska framgå på fakturan oavsett format den skickas i:

• Ordernummer. Om beställning skapats i Visma Proceedo leverantörsportal så ska ordernummer placeras i fältet för ”Ordernummer”. Varje order har ett unikt ordernummer som består av tio tecken, (NY följt av 8 siffror för Nynäshamns kommun), tex NY0000000x där x=löpnr.
• Referensnummer. Kommunens referensnummer är 6-siffriga och ska anges vid beställning utanför Visma Proceedo leverantörsportal eller när ordernummer saknas. Referensnumret placeras i fältet för ”Beställarreferens”. I de fall beställaren inte lämnar referensnummer, och ordernummer saknas, måste leverantören fråga efter dem.
• Leveransadress. Placeras i standardfältet för ”Leveransadress”.

Om fakturan saknar de uppgifter som nämnts ovan kan kommunens hantering ta längre tid och betalningen kan bli försenad. Påminnelseavgift och/eller dröjsmålsränta på grund av bristande underlag kommer inte att betalas ut.

Denna information ska framgå på fakturan oavsett format den skickas i.

• Leverantörens namn och adress
• Leverantörens organisationsnummer/VAT nummer
• Leverantörens plusgiro/bankgiro eller bankkontonummer (clearing och kontonummer)
• Fakturanummer
• OCR-nummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Referensnummer från Nynäshamns kommun
  För att fakturan ska komma till rätt person och bli betald i rätt tid har vi referensnummer. Referensnumret består av 6 siffror. I samband med varje köp ska referens uppges av beställande part.
• Ordernummer.
  Om order mottagits via kommunens ordersystem så ska ordernumret, tio tecken, anges i ordernummerfältet. Detta ersätter då kravet om referensnummer.
• Kundens (Nynäshamn kommun) namn och adress
• Kundens (Nynäshamn kommun) organisationsnummer/VAT nummer
• Beskattningsunderlag (nettobelopp) per momssats
• Momssatsen % ska anges (mervärdesskatt)
• Momsbelopp i kronor per momssats och totalt för fakturan
• Totalbelopp
• Vad fakturan avser (mängd, art) och vilken period som varan eller tjänsten omsatts.
• Tydliga och fullständiga underlag som styrker vad fakturan avser ska bifogas. Eventuellt dagboksblad och underlag på inköp eller annat. Upparbetat belopp och kvar på beställning.
• Uppgift om F-skattsedel

Påminnelser och krav sänds av leverantören direkt till ekonomiavdelningen med bifogad obetald fakturakopia. Fakturor betals inom 30 dagar om inget annat överenskommits.

Nynäshamns kommun
Ekonomiavdelningen-Lev. gruppen
149 81 Nynäshamn

Betalning sker inom 30 dagar från att fakturan tagits emot. För att betalning ska ske måste kommunens rutiner för fakturering följas. Rutiner för betalningsvillkor kan ändras under avtalstiden, och leverantören ansvarar för att följa dessa förändringar.

Fakturadatum är det datum då fakturan tas emot i kommunens system. Fakturering ska ske löpande i efterskott och enligt avtalat uppdrag.

Administrativa avgifter

Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter får inte debiteras.

Reklamation

Betalning av faktura innebär inte att kommunen avstått från rätten till reklamation.

Personuppgifter på fakturan

Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ska inga personuppgifter framgå på en faktura. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. I de fall denna typ av uppgifter är av vikt för att styrka en fakturas innehåll, behöver leverantören och berörd verksamhet i kommunen, komma överens om en kodnyckel. Identifierande uppgifter ersätts då av koder.

Omvänd skattskyldighet inom byggsektorn

Nynäshamns kommun omfattas inte av bestämmelserna för omvänd skattskyldighet. Leverantörer inom byggsektorn får därför inte fakturera kommunen med omvänd byggmoms.

Samlingsfakturor

Nynäshamns kommun accepteras inte samlingsfakturor. Varje order/beställning ska faktureras separat med bilagor och övriga uppgifter.

Ofullständiga fakturor

Om en faktura är ofullständig eller felaktig och behöver kompletteras kommer fakturan att skicks tillbaka. Leverantören meddelas och en ny faktura begärs. Dröjsmålsräntor på fakturor på grund av att en faktura är ofullständig eller felaktig accepteras inte.

Förändringar vid fakturering

Om leverantören under avtalstiden ändrar faktureringssystem, adress, telefon eller post-/bankgironummer ska detta omgående meddelas.

Påminnelse

Påminnelser och krav sänds av leverantören direkt till ekonomiavdelningen med bifogad obetald fakturakopia.

Nynäshamns kommun
Ekonomiavdelningen - Lev. Gruppen
149 81 Nynäshamn

Dröjsmålsränta

Vid försenad betalning orsakad av Nynäshamns kommun accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt räntelag, det vill säga, referensränta +8%.

Slutavräkning

Slutfaktura avseende leverantörens samtliga åtaganden ska vara Nynäshamns kommun tillhanda senast tre månader efter att det aktuella avtalet löpt ut. Fakturering som upptar återstående fordringar avseende leveranser till Nynäshamns kommun får inte skickas efter denna tidpunkt.

Pantsättning/överlåtelse av fakturafordran

Om leverantör pantsätter eller överlåter fakturafordran, leverantör har gentemot Nynäshamns kommun, till tredje part (Factoring) ska, i upphandlingen, avtalade villkor i denna bilaga även gälla för dessa fakturafordringar gentemot Kommunen. Avsteg mot villkoren i denna bilaga ses som väsentlig ändring av upphandlat avtal och är grund för hävning av detsamma.