Faktura till Nynäshamns kommun

Här följer information om leverantörsfakturor till Nynäshamns kommun.

E-faktura för leverantörer

Nynäshamns kommun använder fakturahanteringssystemet Visma Proceedo. Vi föredrar att våra leverantörer skickar e-fakturor till oss. För att fakturorna ska godkännas i systemet är det viktigt att nedan riktlinjer följs.

Följande uppgifter ska finnas på fakturan

• Vad fakturan avser
• Fakturanummer
• OCR-nummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Referens/referensnummer hos Nynäshamns kommun, se nedan
• Er referens
• Nettobelopp
• Momsbelopp i kronor per momssats och totalt för fakturan
• Totalbelopp
• Bankgiro/plusgiro/bankkonto
• Ert organisationsnummer
• Ert VAT-nummer
• Uppgift om F-skattsedel

Referensnummer

För att fakturan ska komma till rätt person och bli betald i rätt tid har vi referensnummer. Referensnumret består av 6 siffror. I samband med varje köp ska referens uppges av beställaren.

E-fakturor

Du kan skicka e-faktura till oss enligt något av följande alternativ:

• Vismas standardkanal, GLN 7340031801010
• Mottagningsadress för Svefaktura med Transportprofil Bas (EBMS) är https://www.proceedo.net/ebms/in/2120000233
• Via Peppol, där vår adress är: 0007:2120000233
• Kommunens fakturaportal ”Supplier Center” – skicka ett mejl till inkop@upphandlingsodertorn.se med kontaktuppgifter så får ni en inbjudan. Denna fakturaportal är kostnadsfri.

Samtrafiksavtal

Vi använder oss av Visma Commerce som har samtrafiksavtal med följande VAN-operatörer: Pagero, InExchange, Visma SPCS, BGC, Creditflow och Tieto samt Peppol. Om ni som leverantör har avtal med någon av dessa VAN-operatörer behöver ni meddela dem att era fakturor ska skickas till Visma Proceedo och ett startdatum från och med när detta gäller.

Pappersfakturor

Har ni inte möjlighet att skicka e-faktura kan ni istället skicka pappersfaktura till följande adress

Nynäshamns kommun Fakturaservice
¨Beställande enhet¨
Box 130
149 22 Nynäshamn

Beställarens namn och referensnummer ska alltid anges på fakturan. Vårt organisationsnummer: 212000-0233.

Postadress för påminnelser/krav

Påminnelser och krav sänds av leverantören direkt till ekonomiavdelningen med bifogad obetald fakturakopia.

Nynäshamns kommun
Ekonomiavdelningen-Lev. gruppen
149 81 Nynäshamn
Betalningsvillkor

Betalningsvillkor är 30 dagar om inte annat är överenskommet.

Ofullständiga fakturor

Om en faktura är ofullständig eller felaktig och behöver kompletteras kommer fakturan att returneras. Leverantören meddelas och en ny faktura begärs. Dröjsmålsräntor på fakturor på grund av att en faktura är ofullständig eller felaktig accepteras inte.

Samlingsfakturor

För att få en effektiv hantering av fakturorna accepteras inte samlingsfakturor utom i särskilt överenskomna fall. Nynäshamns kommun önskar en faktura per beställning.

Lagkrav om e-fakturor till kommuner

Lagen gäller för samtliga inköp av varor, tjänster och entreprenader oavsett värde, det vill säga från första kronan. Det gäller även köp över disk, näthandel och direktupphandlingar som genererar faktura. E-faktura är ett elektroniskt flöde mellan köpare och säljare. Pappersfakturor, mejlade eller skannade fakturor samt PDF-fakturor betraktas inte som e-faktura. För avtal tecknade av Upphandling Södertörn är e-faktura redan reglerat i avtalet.

Undantag från lagen görs för avtal tecknade före 1 april 2019, när användande av elektronisk faktura innebär risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, kontant betalning eller kortbetalning i butik som genererar kvitto samt bilagor till e-fakturor, dessa omfattas inte av denna lag.